מנהלים עסק? אנחנו כנראה לא צריכים לספר לכם עד כמה מדובר במשימה מאתגרת וככל הנראה אתם יודעים זאת היטב בעצמכם. ניהול העובדים, בניית סידור עבודה, גיוס לקוחות, מעקב אחרי לידים והתנהלות מול ספקים – אלו רק חלק מהדברים שצריך לדאוג להם בעל עסק במישרין או בעקיפין וזה בהחלט עניין מורכב. מחקרים בתחום בשנים האחרונות מצביעים על כך שהשאיפה הגדולה ביותר של כל בעל עסק היום וגם החסם הגדול ביותר להצלחה, זה הצורך לייעל את המשימות הללו ולפעמים זה נראה כמו משהו שלא ממש פשוט להשיג אותו. עם זאת, ישנן בהחלט דרכים לעשות את זה, ואחת הטובות והיעילות שבהן היא העסקה של עוזרת אישית וירטואלית. איך זה עובד ומה היתרונות של זה? הנה כל מה שחשוב לדעת.
היכרות מעמיקה עם העסק שלך
מי שבוחר להעסיק עוזרת אישית וירטואלית, למעשה מעביר את התחום של ניהול המשרד, המזכירות וכל היוצא בזאת למיקור חוץ. באופן הזה השירות החיצוני שניתן לוקח בחשבון את הצורך המהותי של היכרות עם העסק ובהנחה שתמצאו חברה מקצועית וטובה שתספק לכם את השירות, העוזרת הווירטואלית תלמד את העסק שלכם ואת האופי שלו לעומק, כך שתוכל לתת לכם את השירות היעיל ביותר. לפני שתצאו לדרך, חשוב לבדוק שספק השירות אכן יורד לרזולוציות הקטנות ביותר ודואג ללמוד את העסק שלכם בצורה טובה, כמו שנעשה במשרד אונליין. כעת, בואו נדבר על כמה מהשירותים המרכזיים של עוזרת אישית וירטואלית.
ניהול התשלומים מול הלקוחות והספקים
החלקים הטכניים של התשלום שמתקבל על ידי הלקוחות וגם זה אנו נותנים לספקים, גוזלים הרבה מאד זמן ואם הם לא נעשים באופן עקבי וללא טעויות הם גם יכולים להכניס עסק לפלונטר לא קטן. עוזרת אישית וירטואלית דואגת לביצוע התשלומים באופן שוטף. מדובר בשירות דיגיטלי שבהחלט יכול לעזור לעסק.
מענה לטלפונים והשארת הודעות
במקום שאתם בעצמכם ואפילו העובדים שלכם, תבזבזו את הזמן היקר שלכם על מענה לשיחות שחלקן אפילו לא רלוונטיות וחשובות, העוזרת האישית הווירטואלית תעשה זאת עבורכם ותעביר כל שיחה ליעדה, כולל עדכון בזמן אמת על שיחות שחשוב לחזור אליהן.
תיאום פגישות וניהול לו”ז
כאן מדובר ככל הנראה באחד השירותים היותר חשובים ויעילים שמאפשרת העוזרת האישית. מרגע ההתקשרות ותחילת העבודה עם העוזרת האישית הווירטואלית, תהנו מניהול יומן מלא הכולל קביעת פגישות, עדכון של דחייה או ביטול במידת הצורך וכן התחשבות בעוגנים השונים שלכם בעלי העסק ושל יתר העובדים.
אף ליד לא מתפספס
עוד דבר חשוב מאד לכל עסק הוא ניהול נכון של הלידים. כלומר, זה לא מספיק רק לאסוף אותם באופן עקבי, אלא חשוב גם לדאוג לחזור לכל אחד, לעדכן את הסטטוס ולחזור לאילו המתלבטים. השירות הזה שניתן על ידי עוזרת אישית וירטואלית יבטיח שאף ליד לא מתפספס וזה משהו שבסופו של יום שווה הרבה מאד כסף לכל עסק.
אף משימה לא נשארת פתוחה
בסיכום של הדברים, חשוב להבין שהמשמעות של עוזרת אישית שאף משימה חשובה לא נופלת בין הכיסאות. עבור עסק אחד זה יכול להיות הליד החם ששוכחים לחזור אליו, עבור עסק אחר מדובר בהזמנה קריטית של ציוד שצריכה להיעשות בזמן ומרבית רוב העסקים מדובר גם במשימות שוטפות חשובות כמו דיווח למס הכנסה והוצאת משכורות לעובדים.
אם גם אתם מחפשים דרך בטוחה לייעל את העבודה והמשימות בעסק שלכם, עוזרת אישית וירטואלית זה בהחלט משהו שכדאי לכם לשקול.
